Fail kursus adalah satu kaedah untuk mencerminkan pelaksanaan kurikulum sesuatu kursus yang ditawarkan serta untuk memantau urusan pengajaran dan pembelajaran berkenaan dengan kursus. Ia boleh digunakan sebagai asas dalam penambahbaikan berkenaan dengan kursus tersebut.

Ia mengandungi maklumat berkaitan kursus seperti:

1. pro-forma kursus
2. jadual terperinci pengajaran bagi kursus jenis berikut:
   • yang diajar oleh lebih dari seorang pensyarah?
   • yang memerlukan khidmat staf sokongan / pengajar sementara atau tutor (contoh : kelas amali)
3. dokumen berkaitan penilaian mengenai kursus, contoh : keputusan penilaian kursus dan pengajaran oleh pelajar
4. dokumen berkaitan penilaian prestasi akademik pelajar untuk kursus, contoh : salinan kertas soalan peperiksaan dan skema (dimasukkan ke fail kursus setelah peperiksaan), salinan ujian, salinan tutorial
5. rekod penerimaan hasil kerja pelajar
6. rekod markah pelajar untuk komponen penilaian berterusan
7. rekod kehadiran pelajar
8. rekod pindaan sesi pengajaran yang dijadualkan
9. dokumen berkaitan penyelenggaraan kursus, contoh : cetakan senarai pelajar kursus dari ISIS

Rekod kehadiran pelajar merujuk rekod yang digunakan oleh pensyarah untuk:

1. merekod kehadiran pelajar bagi setiap kelas pengajaran (bagi mencerminkan pelaksanaan pemantauan kehadiran pelajar kerana pelajar boleh dihalang daripada menduduki peperiksaan jika kehadiran tidak mencukupi 80% -- sila rujuk Buku Panduan Umum Sistem Semester)
2. perakuan pelaksanaan sesi pengajaran seperti yang dijadualkan

Ia disimpan di dalam fail kursus berkenaan sekurang-kurangnya selama satu (1) tahun. Ianya perlu mengandungi butiran berikut:

1. Kod dan tajuk kursus terlibat
2. Semester dan sesi akademik
3. Tarikh kelas pengajaran
4. Masa kelas pengajaran
5. Jenis kelas pengajaran
   • Kuliah / amali / tutorial / dan lain lain
   • Kelas biasa / kelas pindaan
6. Lokasi kelas pengajaran
7. Ruang bagi butiran berikut mengenai pelajar :
   • Nama
   • Nombor Matrik
   • Tandatangan
8. Ruang untuk tandatangan pensyarah sebagai perakuan pelaksanaan kelas pengajaran

• Borang Pro-Forma Kursus (UM-PT01-PK03-BR003)
  • Mengandungi maklumat tetap
  • Sebarang pindaan kepadanya perlu diluluskan oleh Senat
  • Sebahagian daripada Dokumen Spesifikasi / kurikulum yang perlu disimpan oleh :
    1. pihak QAMU (sila hantar ke pihak QAMU jika ianya belum dilakukan)
    2. pihak PTj (di dalam Fail Pro-Forma PTj / Jabatan / Bahagian & di dalam Fail Kursus berkenaan)
  
   
• Borang Maklumat Semasa Kursus (UM-PT01-PK03-BR004)
  • Mengandungi maklumat semasa pengajaran kursus pada sesuatu semester
  • Perlu diluluskan oleh peringkat jabatan / bahagian / PTj bagi semester berkenaan CTH 1 : Dibentang di mesyuarat peringkat jabatan / bahagian / PTj
    CTH 2 : Tandatangan & cop Ketua Jabatan / Bahagian / PTj diturunkan padanya sebagai pengesahan / kelulusan
  • Disimpan di jabatan / bahagian / PTj (di dalam Fail Kursus)

1. Menghadiri Mesyuarat bulanan dengan Wakil Pengurusan serta sebarang taklimat / latihan yang dikenal pasti oleh Wakil Pengurusan.
    
2. Membantu Ketua PTj dalam pelaksanaan dan pemantauan SPK UM di PTj.
    
3. Merancang, membantu dan menasihati Ketua PTj dalam pelaksanaan sebarang ketetapan yang telah dipersetujui pada mesyuarat bulanan Pengurus Kualiti dengan Wakil Pengurusan.
    
4. Membantu Ketua PTj dalam persediaan sebarang proses audit, pengutipan dan analisis data Objektif Kualiti PTj masing-masing.
    
5. Melaksanakan tindakan susulan dan memantau keberkesanan tindakan pembetulan dan pencegahan di PTj masing-masing.
    
6. Memaklumkan kepada PTj perkembangan serta hal berkaitan dengan SPK UM dalam Mesyuarat Pengurusan PTj di PTj masing-masing.
    
7. Memberi laporan (jika diperlukan) bagi pihak PTj mengenai pelbagai hal berkaitan dengan status SPK UM peringkat PTj kepada Wakil Pengurusan.

1. Membantu Pengurus Kualiti dalam pelaksanaan SPK UM di PTj masing-masing.
    
2. Memastikan Dokumen Kualiti (cetakan dan elektronik) adalah terkawal, dengan memastikan bahawa semakan dokumen yang terkini saja digunakan oleh PTj dan sebarang dokumen kualiti usang dihantar ke QAMU untuk pelupusan.
    
3. Menjejak pergerakan Dokumen Kualiti.
    
4. Melaporkan sebarang ketakakuran dalam prosedur kawalan dokumen kepada Pengurus Kualiti PTj untuk tindakan.
    
5. Membantu Pengurus Kualiti dalam pemantauan status rekod kualiti di PTj.
    
6. Memaklumkan kepada Wakil Pengurusan sebarang keperluan semakan pada Dokumen Kualiti.

• Merancang kaedah audit
   
• Menetapkan objektif dan skop audit
   
• Membuat laporan kepada Ketua PTj dan disalinkan kepada QAMU.
   
• Memastikan PTj bersedia untuk diaudit dengan memantau semua rekod dan dokumen yang diperlukan wujud.
   
• Melakukan audit di PTj sekurang-kurangnya 2 kali setahun (di antara Audit Dalaman UM).
   
• Bekerjasama dengan Pengurus Kualiti untuk memantau dan mencapai Objektif Kualiti yang telah ditetapkan dalam Manual Kualiti
   

• Memastikan PTj bersedia untuk diaudit dengan memantau semua rekod dan dokumen yang diperlukan wujud.
   
• Melakukan audit di PTj sekurang-kurangnya 2 kali setahun (di antara Audit Dalaman UM).
   
• Bekerjasama dengan Pengurus Kualiti untuk memantau dan mencapai Objektif Kualiti yang telah ditetapkan dalam Manual Kualiti